Coronavirus : tous les bons outils pour vous faciliter le télétravail

Découvrez les outils indispensables pour télétravailler tout en conservant un lien avec vos collègues.

Pour que tout se déroule dans les conditions les plus optimales, il est préférable d’avoir les bons outils à disposition. Vous trouverez dans les lignes qui suivent, des logiciels, applications et services en ligne qui vous permettront d’affronter au mieux cette période de télétravail imposée, mais nécessaire

Les messageries collaboratives

Pouvoir travailler, discuter et échanger des documents dans un outil universel avec son équipe est sans doute la première préoccupation lorsqu’il s’agit de se mettre au télétravail. Ces dernières années, plusieurs outils ont émergé et se sont imposés dans de nombreuses entreprises.

Pour ceux qui disposent d’un compte Office 365 avec leur entreprise, la solution est toute trouvée. Teams, la plate-forme de communication collaborative de Microsoft, s’intègre parfaitement avec les outils de la suite bureautique. On y retrouve les documents stockés sur OneDrive, on peut accéder au calendrier pour planifier une réunion, ou encore en rejoindre une facilement grâce à l’outil d’appels et de visioconférence intégré.

Tout aussi efficace, Slack propose, peu ou prou, les mêmes possibilités que Teams, qui s’en est d’ailleurs grandement inspiré. Dans sa version gratuite, le service s’adresse en priorité aux petites équipes. Il reste en effet très limité puisqu’il n’est possible d’accéder qu’aux 10 000 messages les plus récents d’une équipe. N’espérez donc pas remonter plusieurs semaines de discussions pour retrouver un échange particulier. L’utilitaire propose par ailleurs une intégration avec d’autres applications comme Google Drive ou Office 365 pour vous permettre de retrouver vos documents dans l’application.

Enfin, vous pourrez vous tourner vers Discord, une solution entièrement gratuite. Cette application de VoIP, principalement utilisée par les gamers, offre des fonctionnalités qui en font un outil tout à fait légitime pour un usage professionnel.

Le programme permet de discuter par l’intermédiaire d’une messagerie textuelle ou vocale, mais n’intègre pas de fonction d’appel vidéo. Les discussions se déroulent dans des « Salons » où chacun pourra se voir attribuer un rôle offrant divers degrés de privilèges. Toutes les conversations sont stockées en ligne et restent accessibles pour y rechercher un message en particulier. Enfin, l’outil permet d’échanger facilement des fichiers avec les personnes ayant rejoint votre serveur.

Créer des documents collaboratifs

Le travail à distance peut parfois créer des problèmes quand il faut travailler à plusieurs sur un même document. Fort heureusement, il existe des outils bureautiques en ligne, accessibles gratuitement, et qui permettant de collaborer à plusieurs en temps réel sur un même fichier.

Microsoft propose par exemple une version en ligne des applications de sa suite Office qu’il est possible d’installer sur votre machine. Accessibles aussi bien aux comptes payants Office 365 qu’aux comptes Microsoft gratuits (Hotmail, Live, Outlook), les différents programmes d’Office Online vous permettront, après avoir invité vos collaborateurs, de travailler à plusieurs sur un seul et même document. Celui-ci devra toutefois être stocké sur OneDrive pour que chacun puisse y accéder depuis son navigateur.

Tout aussi efficace et gratuit, Google propose sa suite Google Docs. Parfaitement intégrés avec l’ensemble des outils de Google, les documents générés dans Google Docs sont stockés sur Google Drive et peuvent, après avoir été partagés, être accessibles à plusieurs collaborateurs qui pourront apporter des modifications en temps réel, avec une sauvegarde automatisée.

Faire de la vidéoconférence

Avec la mise en place du confinement, les habitudes de travail de chacun vont radicalement changer dans les jours et les semaines qui arrivent. Fini les interminables réunions post-déjeuner, les managers devront trouver une autre solution pour organiser leur brainstorming quotidien. La visioconférence semble être la solution idéale pour pallier l’impossibilité de se réunir dans la vie réelle.

N’en déplaise à ceux qui se demandaient si l’outil existait toujours, Skype est sans doute la solution la plus connue et la plus simple à mettre en place. Pour l’utiliser, vous devrez posséder un compte Skype ou un compte Microsoft, et ajouter les personnes avec lesquels vous travaillez habituellement à votre liste de contact pour être en mesure de les contacter.

Il permet aussi bien de chatter que de réaliser des appels audio ou vidéo en groupe. L’outil, qui peut également être utilisé pour envoyer des fichiers, intègre un module de partage d’écran permettant à vos interlocuteurs de visualiser en temps réel ce qu’affiche l’écran de votre PC.

Dans le même genre, Zoom vous permettra de réaliser des réunions en vidéo jusqu’à 100 participants d’une durée maximale de 40 minutes dans sa version gratuite. Le système intègre la possibilité de partager simultanément plusieurs écrans et de les annoter. Zoom intègre par ailleurs un module de transcription automatique qui, une fois activé, s’occupe de la prise de note de la réunion.

Envoyer de gros fichiers

Partager des fichiers volumineux peut très vite s’avérer problématique lorsque l’on travaille à distance. Seule solution, passer par un service tiers capable d’héberger momentanément vos documents volumineux pour que vos collaborateurs puissent les télécharger sur leur machine. Parmi les solutions existantes, Firefox Send permet d’envoyer très facilement un ou plusieurs fichiers volumineux à l’aide d’un simple glisser-déposer depuis votre navigateur. Le service propose de limiter le nombre de téléchargements ou la durée de disponibilité des fichiers et impose une taille limitée à 1 Go pour les utilisateurs non inscrits, et 2,5 Go pour ceux qui se connecteraient à l’aide d’un compte Firefox qu’il est possible de créer gratuitement.

Autre solution, Swiss Transfer, une plate-forme qui comme son nom l’indique, stocke vos fichiers en Suisse, sur les serveurs de l’hébergeur Infomaniak. Accessible sans inscription, Swiss Transfer permet d’envoyer des fichiers pouvant aller jusqu’à 25 Go. Les éléments, protégés par un chiffrement, sont stockés une trentaine de jours avant d’être supprimés des serveurs. Le téléchargement des fichiers peut être protégé grâce à un mot de passe, tandis que la durée d’expiration ou le nombre de téléchargements peuvent être personnalisés.

IT WayKey

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